Accesso agli atti: vedere il proprio fascicolo

Perché serve, e quale strumento usare

I provvedimenti dell'immigrazione sono spesso motivati per relationem: «visto il parere negativo della Questura», «considerate le risultanze degli accertamenti», «ritenuta la non credibilità del racconto alla luce delle informazioni sul Paese d'origine». Per contestarli bisogna conoscere il parere, gli accertamenti, le informazioni. Gli strumenti sono quattro, con presupposti diversi, e vanno scelti — o cumulati — secondo lo scopo. L'accesso partecipativo dell'art. 10 vale mentre il procedimento è in corso e non richiede un'istanza formale: è il diritto di vedere gli atti e di controdedurre, che si attiva soprattutto con il preavviso di rigetto dell'art. 10-bis («prima della formale adozione di un provvedimento negativo, il responsabile del procedimento [...] comunica tempestivamente agli istanti i motivi che ostano all'accoglimento della domanda», con dieci giorni per osservazioni, che l'ufficio deve valutare e menzionare); nell'immigrazione il preavviso è spesso omesso o formale, e la sua omissione è un vizio che il TAR valuta con il criterio dell'art. 21-octies (annulla solo se il contenuto avrebbe potuto essere diverso). L'accesso documentale degli artt. 22-25 è quello che si usa dopo il rigetto, per preparare il ricorso, o durante l'attesa, per capire dove si è fermata la pratica; è un diritto soggettivo con un giudice dedicato. L'accesso ai dati personali del GDPR ha un oggetto diverso (i dati, non i documenti) ma copre anche le banche dati di polizia entro i limiti di legge, ed è gratuito e senza motivazione. L'accesso civico serve a conoscere regole e numeri, non il proprio caso. Il Portale Immigrazione e gli SMS della Questura dicono lo stato della pratica («in trattazione», «pronto») e non sono accesso agli atti.

L'accesso documentale: come si fa

1. Chi può. «Tutti i soggetti privati [...] che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento» (art. 22, comma 1, lettera b): l'interessato, il suo avvocato con delega, il familiare per il ricongiungimento, il datore di lavoro per il nulla osta. L'irregolarità del soggiorno non esclude l'accesso agli atti che riguardano la propria posizione.
2. A chi. All'amministrazione «che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente» (art. 25, comma 2): l'Ufficio immigrazione della Questura per il fascicolo del permesso (che contiene la domanda, le ricevute, le note interne, il parere, il verbale dell'eventuale audizione, l'informativa degli uffici di polizia); lo Sportello unico della Prefettura per il nulla osta e il ricongiungimento (con il parere della Questura e dell'Ispettorato del lavoro); la Commissione territoriale per l'asilo (con la trascrizione, le fonti, la decisione); il consolato per il visto (con il rifiuto motivato e, entro i limiti, gli atti istruttori); il Ministero dell'Interno per la cittadinanza (fascicolo con i pareri; l'accesso si chiede al Dipartimento per le libertà civili, di regola tramite PEC); la Prefettura per l'espulsione; il Comune per la residenza e l'idoneità alloggiativa. Molte Questure hanno un indirizzo PEC dedicato o un modulo; in mancanza, la PEC istituzionale della Questura (o dell'Ufficio immigrazione) è quella giusta.
3. Che cosa scrivere. L'istanza «deve essere motivata» (art. 25, comma 2): generalità e codice fiscale, estremi della pratica (numero di ricevuta o di fascicolo, data della domanda), documenti richiesti (indicati in modo specifico o come «tutti gli atti del procedimento», che la giurisprudenza ammette se il procedimento è individuato), l'interesse (difendersi dal diniego del giorno tale, verificare lo stato dell'istruttoria, preparare il ricorso), la forma (visione o copia, anche in formato elettronico), il recapito PEC. Si allega il documento e, per l'avvocato, la delega. La marca da bollo non è dovuta sull'istanza; le copie cartacee costano il rimborso (pochi centesimi a pagina, secondo le tariffe dell'amministrazione); il DPR 184/2006 regola i dettagli.
4. Tempi. L'amministrazione ha 30 giorni; il differimento o il diniego devono essere motivati (art. 25, comma 3); «decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta» (comma 4). Se ci sono controinteressati (per esempio il datore di lavoro nel fascicolo del nulla osta, il coniuge in una revoca per matrimonio fittizio) l'ufficio li avvisa e loro hanno dieci giorni per opporsi (art. 3 DPR 184/2006).
5. Rimedi. Contro il diniego espresso o tacito, entro trenta giorni: ricorso alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio (per gli atti delle amministrazioni statali: Questure, Prefetture, Commissioni, consolati, Ministeri), gratuito, senza avvocato, con decisione entro trenta giorni; se la Commissione ritiene illegittimo il diniego e l'amministrazione non conferma con atto motivato entro trenta giorni, «l'accesso è consentito» (art. 25, comma 4); oppure ricorso al TAR (art. 116 c.p.a.), con avvocato e contributo unificato, decisione in camera di consiglio in tempi brevi, e ordine di esibizione; il TAR può essere adito anche dopo la Commissione, con il termine che decorre dal suo esito. Il ricorso per l'accesso può essere proposto anche dentro il ricorso principale contro il diniego (art. 116, comma 2, c.p.a.), con istanza al giudice che ordina il deposito degli atti.

Che cosa la polizia può negare, e che cosa no

L'articolo 24 della legge 241 esclude l'accesso per i documenti coperti da segreto di Stato, per i procedimenti tributari, per gli atti normativi e di pianificazione, e consente alle amministrazioni di individuare con regolamento le categorie sottratte per la sicurezza, l'ordine pubblico, la prevenzione dei reati, la riservatezza (commi 1-2, 6). Il Ministero dell'Interno lo ha fatto con il DM 10 maggio 1994, n. 415, il cui articolo 3 sottrae all'accesso, fra l'altro, «le relazioni di servizio, le informazioni ed altri atti o documenti inerenti all'attività istruttoria in materia di licenze, concessioni od autorizzazioni di qualsiasi tipo o di altri provvedimenti [...] che contengano notizie relative a situazioni di interesse per l'ordine e la sicurezza pubblica e l'attività di prevenzione e repressione della criminalità», e la documentazione sulle espulsioni con accompagnamento e sulle misure di prevenzione. Le Questure lo invocano per negare il fascicolo del permesso, e talvolta per negare tutto. La risposta è nel comma 7 dello stesso articolo 24: «deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici». La giurisprudenza amministrativa applica questa regola con costanza: chi deve difendersi da un diniego o da una revoca ha diritto agli atti su cui il provvedimento si fonda, e l'amministrazione può al più oscurare le parti che rivelano fonti confidenziali, tecniche investigative o dati di terzi, motivando; il diniego generico «ai sensi del DM 415/1994» senza esame del singolo documento è illegittimo, e il TAR ordina l'esibizione. Per le informative antimafia e i pareri di sicurezza (i casi dell'art. 5, comma 5-bis, e dell'art. 4, comma 3, del testo unico, e i dinieghi di cittadinanza per «motivi di sicurezza») l'accesso è più limitato e il Consiglio di Stato ammette che la motivazione resti parziale, ma pretende che l'amministrazione motivi il diniego di accesso e che il giudice possa vedere gli atti. I documenti provenienti da altre autorità (Interpol, Stati esteri, servizi) restano di regola esclusi.

L'asilo: colloquio, fonti, fascicolo

Il procedimento davanti alle Commissioni territoriali ha regole proprie, più favorevoli. Il colloquio «è videoregistrato con mezzi audiovisivi e trascritto in lingua italiana» con lettura al richiedente e correzioni (art. 14, comma 1, D.Lgs. 25/2008); «il richiedente riceve copia della trascrizione in lingua italiana» (comma 4) — subito, al termine del colloquio, e conviene verificarla con l'interprete perché è la base della decisione; «in sede di ricorso giurisdizionale [...] la videoregistrazione e il verbale di trascrizione sono resi disponibili all'autorità giudiziaria [...] ed è consentito al richiedente l'accesso alla videoregistrazione» (comma 5): l'avvocato la chiede alla Commissione o la ottiene tramite il tribunale, ed è decisiva quando la trascrizione automatica ha travisato le parole. L'articolo 17 garantisce «al cittadino straniero o al suo legale rappresentante, nonché all'avvocato che eventualmente lo assiste, [...] l'accesso a tutte le informazioni relative alla procedura, alle fonti di prova utilizzate e agli elementi di valutazione adottati, che potrebbero formare oggetto di giudizio in sede di ricorso», e l'articolo 18 rende applicabili le norme della legge 241 sul procedimento e sull'accesso. In pratica: la decisione deve indicare le fonti sul Paese d'origine (COI) usate, e il richiedente può chiederle; le note della Questura e le segnalazioni delle forze dell'ordine allegate al fascicolo sono accessibili con i limiti dell'art. 24; le informazioni sulla domanda non possono essere comunicate alle autorità del Paese d'origine (art. 2 D.Lgs. 25/2008; divieto ripreso dal regolamento 2024/1348). Il regolamento (UE) 2024/1348, applicabile dal 12 giugno 2026, conferma il diritto del richiedente e del suo rappresentante ad accedere alle informazioni del fascicolo su cui la decisione si fonda, con eccezioni per la sicurezza nazionale e le fonti confidenziali. Per le decisioni Dublino/AMMR, l'accesso al fascicolo dell'Unità Dublino (riscontri Eurodac, risposte dell'altro Stato) si chiede alla Prefettura o al Dipartimento per le libertà civili, e il tribunale può ordinarne il deposito. La pagina La Commissione e il colloquio spiega il resto.

I dati personali e le banche dati

L'articolo 15 del regolamento (UE) 2016/679 dà a chiunque il diritto di ottenere dal titolare «la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali» e a informazioni su finalità, destinatari, periodo di conservazione, origine, con «una copia dei dati personali oggetto di trattamento», gratuitamente e con risposta «senza ingiustificato ritardo e comunque al più tardi entro un mese» (art. 12). Per le forze di polizia si applica il D.Lgs. 51/2018 (direttiva 2016/680), con diritti di accesso limitabili quando la conoscenza pregiudicherebbe le indagini o la sicurezza, e il codice privacy consente all'interessato di rivolgersi al Garante quando l'accesso diretto è escluso (art. 2-undecies, comma 3, D.Lgs. 196/2003). Lo straniero lo usa per: sapere se è segnalato nel Sistema d'informazione Schengen (la richiesta va al Ministero dell'Interno – Dipartimento della pubblica sicurezza, Direzione centrale della polizia criminale, Ufficio SIRENE, o al Garante; si veda Divieto di reingresso e SIS), che cosa risulta nello schedario della Questura, quali dati sono nel VIS e nell'EES (ogni viaggiatore può chiedere i propri dati EES all'autorità nazionale), nell'Eurodac. Le banche dati europee hanno ciascuna una norma sul diritto di accesso e rettifica, esercitabile in qualunque Stato membro.

Casi frequenti

• La Questura ha negato il rinnovo «per gravi motivi noti all'interessato». Istanza di accesso via PEC all'Ufficio immigrazione a tutti gli atti del fascicolo, con il numero della pratica e la motivazione della difesa; contemporaneamente il ricorso al TAR entro sessanta giorni, con istanza di accesso ex art. 116, comma 2, c.p.a., e richiesta al giudice di ordinare il deposito. Il termine per il TAR non si sospende in attesa dell'accesso.
• Lo Sportello unico ha respinto il ricongiungimento per «parere negativo della Questura». Accesso alla Prefettura per il parere; il ricorso è al tribunale (sezione specializzata) senza termine di decadenza, ma il parere serve subito.
• Trenta giorni e nessuna risposta. Silenzio-rigetto: ricorso alla Commissione per l'accesso (PEC, modulo sul sito della Commissione, gratis) o al TAR entro trenta giorni; oppure una nuova istanza, che riapre i termini.
• Voglio sapere se sono segnalato nel SIS prima di chiedere un visto. Richiesta di accesso ai dati SIS all'Ufficio SIRENE italiano o all'autorità dello Stato che potrebbe aver segnalato, o tramite il Garante; la risposta indica se esiste una segnalazione e chi l'ha inserita.
• Nella trascrizione del colloquio ci sono errori. Le osservazioni si fanno al momento della lettura (art. 14, comma 1) e restano in calce; nel ricorso l'avvocato chiede la videoregistrazione e la fa trascrivere nei punti contestati.
• Il consolato ha rifiutato il visto con il modulo standard. Il rifiuto motivato (codice dei visti, allegato VI) è già un atto; l'accesso agli atti istruttori si chiede al consolato, che spesso oppone il DM 415/1994 per le note della Questura: si contesta con l'art. 24, comma 7, e nel ricorso al TAR del Lazio (si veda Diniego del visto).

Fonti

L. 241/1990, artt. 10, 10-bis, 21-octies, 22, 24, 25, 27; DPR 184/2006; DM Interno 10 maggio 1994, n. 415, art. 3; D.Lgs. 104/2010 (codice del processo amministrativo), art. 116; D.Lgs. 33/2013, artt. 5, 5-bis; D.Lgs. 25/2008, artt. 2, 14, 17, 18; regolamento (UE) 2024/1348; regolamento (UE) 2016/679, artt. 12 e 15; D.Lgs. 196/2003, art. 2-undecies; D.Lgs. 51/2018; regolamento (UE) 2018/1861 (SIS), artt. 53-54; regolamento (UE) 2017/2226 (EES), art. 52; D.Lgs. 286/1998, artt. 4 (comma 3), 5 (comma 5-bis); Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, pareri in materia di atti delle Questure. Verificato il 20 settembre 2026.